Sizlere iş dünyasında çok fazla duyduğumuz Operasyonel verimlilik kavramını ve operasyonel verimlilik nasıl artırılır konusunu anlatmaya çalışacağım. İş dünyasında, günlük hayatımızda bir çok yerde operasyonel verimlilik ifadesini kullanıyoruz ancak acaba gerçek anlamıyla uygulayabiliyor muyuz operasyonel verimliliği artırmak için yeterince çaba sarfedebiliyor muyuz bir bakalım.
Bu konuyu dilerseniz aşağıdaki bağlantıyı kullanarak video olarak da izleyebilirsiniz.
Operasyonel verimlilik nedir?
Operasyonel verimlilik genellikle çok çalışmak ile karıştırılan bir terim. Yani bir çoğumuz çok sonuç alınan bir çalışmayı verimli olarak tanımlarız. Çalışmamız sonucunda çok fazla şey ürettiysek verimli, az ürettiysek verimsiz deriz.
Oysa operasyonel verimlilik bir oran ve en basit anlatımıyla, daha az girdi ile daha çok çıktı sağlayabilme çabasına verilen isimdir. Farklı bir deyişle, daha az maliyetle daha çok üretim yapmak anlamına gelir. Ancak operasyonel verimlilik sadece üretim birimleri ile ya da operasyonel iş birimleri ile sınırlı değildir. Tüm iş birimleri çalışanlarının, tüm yöneticilerin bu konu hakkında bilgi sahibi olması, hem iş hem de sosyal hayatlarında uygulamasının mutlaka faydaları olacaktır.
Bu anlatımın detaylarına indiğimizde, “girdi” ve “çıktı” kelimelerinin anlamına bakmak gerekir. Girdi, bir amaca yönelik operasyonel faaliyeti sürdürmek için kullandığınız kaynakların tümü olarak adlandırılabilir. Yani işyerinde insan, zaman, para, donanım, hammadde vb… sayabiliriz. Çıktı ise bu faaliyeti gerçekleştirerek ulaşmak istediğimiz her şey. Yani ürün, fikir, proje, para vb..
Örnek vermek gerekirse; bir işyerinde 2 adam bir saatte 2 ekmek üretebiliyor diyelim. Burada 2 insan ve 1 saat zaman bizim kaynağımız, ekmek ise çıktımızdır. Siz de operasyonel verimliliği arttırmak için bir çaba içerisine girdiniz. Eğer girdiyi azaltabilir, çıktıyı artırabilirseniz ya da her ikisini birden yapabilirseniz operasyonel verimliliği de artırdınız diyebiliriz.
Ne demiştik, 2 adam, 1 saatte 2 ekmek üretiyor.
- 2 adam bir saatte 3 ekmek üretebiliyorsa (girdi aynı, daha fazla çıktı)
- 1 adam bir saatte 2 ekmek üretebiliyorsa (daha düşük girdi, aynı çıktı)
- 2 adam yarım saatte 2 ekmek üretebiliyorsa (daha düşük girdi, aynı çıktı)
- 1 adam yarım saatte 4 ekmek üretebiliyorsa (daha düşük girdi, daha fazla çıktı)
Peki Operasyonel verimlilik nasıl arttırılır?
Operasyonel verimliliği artırmak için teknolojik gelişmelerden ya da süreçsel iyileştirmelerden faydalanabilirsiniz. Bunu iki örnekle açıklamaya çalışayım.
Diyelim ki bir çalışanınız var ve bilgisayar üzerindeki bir yazılımı kullanarak şirket sistemlerinize bir veri girişi yapıyor. Her bir giriş yaptığında “tamam” butonuna basıyor ve yaklaşık 1 dk boyunca sistem kendisini bekletiyor, sonrasında veri sisteme kaydoluyor. Eğer bu çalışanın kullandığı yazılımda bir geliştirme yaptırırsanız, ve o geliştirme sayesinde 1 dk’lık bekleme süresini 15 sn’ye düşürürseniz, bu faaliyetten dolayı aynı süre içinde ortaya çıkan çıktının (veri girişi) miktarını arttırmış olursunuz. Buradaki operasyonel verimlilik teknolojik bir gelişme ile arttırılmış olur.
Bu çalışan arkadaşın girmesi gereken veriler kendisine çalıştığı binanın giriş katına fiziksel dosyalar ile getirildiğini düşünelim. Kendisi ise 5. katta çalışıyor olsun. Her bir saat başında çalışanınız 5 kat aşağıya inip, sisteme kaydetmesi gereken veriye ilişkin bilgiyi alıyor, yerine geri çıkıyor, elindeki işleri bitirince yeniden aşağıya inerek yeni verileri alıyor diyelim. Ve her bir iniş çıkışında 15 dk kaybediyor olsun. Gün boyunca ortalama 4 defa inip 4 defa çıktığını varsayarsak, her gün yaklaşık 2 saatini inip çıkma ile harcıyor demektir. Bu da o iki saatlik zaman içerisinde yapabileceği diğer işleri yapamadığı anlamına gelir. Eğer bu çalışanınızın bilgisayarını 5. kat yerine, giriş katına taşırsanız, ya da işi gereği yukarı çıkan herkese, eli boşsa yukarı çıkarken bu dosyaları da çıkartması gibi bir görev verirseniz, bu çalışanınız artık inme çıkma derdinden kurtulur, bu boşa harcadığı 2 saatlik zamanda da daha çok veri girişi yapabilir hale gelir. İşte bu da süreçsel iyileştirme ile verimlilik artışı demektir.
Teknolojik ve Süreçsel geliştirmelerin yanısıra çalışanlarınızın kişisel verimliliğini artırarak da operasyonel verimlilik artışı sağlayabilirsiniz. Buna farklı bir videomda değinmiştim, ekranda ve yorumlarda bağlantısını paylaşıyorum. Bu videoyu da izlemenizi tavsiye ediyorum.
Operasyonel Verimlilik’ten nasıl faydalanabiliriz?
Operasyonel verimlilik maliyet azaltıcı ve üretimi arttırıcı bir çaba olmakla birlikte, sadece operasyonel işleyiş olan departmanlarda kullanılmamaktadır. Zaten operasyonel işler de sadece operasyon departmanlarında olan bir şey değildir. Her departmanda olabilir.
Örneğin, 10 farklı kişinin yer aldığı bir toplantı plansız programsız yapıldığında çözüme ulaşmak 2 saat sürüyorsa, bu toplantı öncesinde bir toplantı gündemi hazırlayarak ve kişilere sırayla gündem üzerine konuşma fırsatı verdiğinizde bu süreyi 1 saate düşürebiliyorsanız bu bir operasyonel verimlilik artışıdır.
Benzer şekilde, bir satış görüşmesine müşteri ziyaretine giderken, yaşadığınız şehrin bir ucunda farklı bir müşteriyi, diğer ucunda farklı bir müşteriyi aynı gün görmeye çalışmaktansa, yolda zaman kaybetmemek adına aynı bölgedeki müşterilerden aynı günlere randevu alabiliyorsanız ve bu sayede 2 müşteri yerine 3-4 müşteri ziyareti yapabiliyorsanız bu bir operasyonel verimlilik artışıdır.
Bir satıcı her gün 4 kişiyle görüşüyor, ve bunların sadece birisine satış yapabilirken, bu satışçı arkadaşın eline satış anlatımını kolaylaştıran bir simulasyon aracı verdiğinizde, görüşmelerinde bunu kullanarak artık 2 kişiye satış yapabilir hale geldiyse bu bir operasyonel verimlilik artışıdır.
Hatta operasyonel verimlilik kavramını sadece iş hayatı ile sınırlamak da yanlış olacaktır. Aslında farkında olmadan operasyonel verimliliği arttırıcı akiyonları kendi özel hayatımızda bir çoğumuz alıyoruz. Evde yemek yaparken, çorbanın kaynamasını bekleyip, daha sonra diğer yemeği yapmaya başlamak yerine, o bir taraftan kaynarken diğer yemeğin malzemelerini hazırlamak bir operasyonel verimlilik artışıdır.
Evden çıkıp market alışverişi yaptıktan sonra, eve gelip kuru temizlemeciye kıyafeti götürmek için bir daha çıkmak yerine, markete giderken kıyafetleri yanına alıp, eve iki defa gir çık yapmadan işlerini bir seferde halletmek operasyonel verimlilik artışıdır.
Hayatımızın her anında, operasyonel verimliliği uygulamaya çalışarak daha sağlıklı sonuçlar elde edebiliriz. Ekonomik tasarruflar yapabilir ve üretken olarak dikkat çekebiliriz. Hem iş arkadaşlarımızın yanında, hem diğer iş birimlerine ya da rakip şirketlere karşı fark yaratabileceğimiz çok özel bir alan operasyonel verimlilik. En basit ifadelerle anlatmaya çalıştım.
Görüşmek üzere..